Nakon svih priprema koje su potrebne za uspješnu implementaciju promjene slijedi sama provedba.

Potrebno je osvijestiti da stvari često ne idu po planu. Tako je po istraživanju provedenom sredinom 80tih na 93 organizacije koje su uvodile neku vrstu promjena primijećeno da se u šezdeset posto slučajeva ponavlja sedam istih problema:

1. Implementacija je trajala dulje od planiranog roka (76%)
2. Iskrsli su veliki problemi tijekom implementacije koji uopće nisu bili detektirani tijekom planiranja (74%)
3. Koordinacija aktivnosti implementacije nije bila na zadovoljavajućem nivou (66%)
4. Balansirajući između aktivnosti i krize na istima odvratila se pozornost s provedbe strateške odluke koja je planirana s istim tim aktivnostima (64%)
5. Vještine i sposobnosti zaposlenika uključenih u provedbu implementacije nisu bile na zadovoljavajućem nivou (63%)
6. Treninzi i upute date zaposlenicima na nižim nivoima provedbe nisu bili na zadovoljavajućem nivou (62%)
7. Nekontrolirani čimbenici u vanjskom okruženju negativno su utjecali na provedbu (60%)

Znajući da tijekom implementacije može doći do ovakvih i sličnih probleme lakše se s njima može upravljati ako se o njima vodi računa.

Sama provedba promjene uključuje slijedeće korake:

Osiguravanje podrške i sudjelovanja ključnih ljudi

Potrebno je izgraditi učinkovit tim za provedbu promjene koji može djelovati zajedno prema zadanim ciljevima. Kratkim pitanjima mogu se profilirati kvalitetni članovi tima:

• Da li u timu postoje ključni ljudi (s pozicije moći) unutar organizacije?
• Da li članovi tima imaju relevantnu stručnost za obavljanje posla i donošenje inteligentnih odluka?
• Da li tim uključuje potreban raspon perspektiva i disciplina za obavljanje posla i donošenje inteligentnih odluka?
• Da li tim uključuje zaposlenike s dovoljnim kredibilitetom čime će se njihove odluke ozbiljno percipirati?
• Da li članovi tima posjeduju liderske vještine?
• Da li su članovi tima sposobni postaviti ciljeve organizacije ispred svojih vlastitih ciljeva?

U timu bi trebali biti članovi koji pozitivno odgovaraju na navedena pitanja.

Kreiranje plana implementacije

Plan implementacije je jedan od ključnih elemenata provedbe kojim se osigurava strukturu iste. Potrebno je da plan bude:

• Jednostavan
• Kreiran od zaposlenika svih nivoa koji sudjeluju u provedbi
• Strukturiran po mjerljivim segmentima
• S jasno definiranim rolama i odgovornostima sudionika
• Fleksibilan.

Podrška planu provedbe konzistentnim porukama i ponašanjem

Nakon kvalitetne artikulacije promjene unutar organizacije i privole zaposlenika da sudjeluju u implementaciji, potrebno je dosljedno provoditi istu na svim nivoima. Podršku provedbi potrebno je održavati kroz skup dosljednih ponašanja i poruka. Svaka nedosljednost će poslati krivu poruku. Nedosljednost se može protumačiti kao neozbiljnost uopće u provođenju promjene ili nespremnost u sudjelovanju menadžmenta u provođenju iste.

Kreiranje strukture koja omogućava podršku i razvoj

Strukture koje omogućavaju aktivnosti i programe podrške i razvoja podupiru uspješnu implementaciju i ključni su dio cjelokupnog plana. Takve strukture uključuju pilot programe, obuke i sustave nagrađivanja.

Proslava Milestones-a

Uvođenje promjene može biti dugotrajan i iscrpljujući proces. Slavljenje uspjeha malih koraka može biti jako motivirajuće za cjelokupni tim. Također, može:

• neutralizirati skepticizam vezan uz trud uvođenja promjene
• pokazati timu da se njihov trud isplati i da ima vidljive rezultate
• zadržati podršku višeg menadžmenta
• zadržati zamah promjene
• povećati moral tima

Nastavak slijedi u slijedećem blogu…