Povijesno gledano, organizacije su prema svojim potrebama i mogućnostima postepeno uvodile razne informatičke sustave za kreiranje podataka. Najčešće bi za financije i nabavu to bili ERP (Enterprise resource planning) sustavi, za inženjerske odjele različiti MCAD (Mechanical Computer-aided design) / ECAD (Electonic Computer-aided design) sustavi a u proizvodnji razni MES (Manufacturing execution systems) sustavi. Kreiranjem sve većeg volumena raznih podataka stvorila se logična potreba za upravljanjem istima. Prvi korak ka sistematizaciji podataka je bio PDM (Product data Management) sustav. Kontrola distribucije i pristup tim svim podatcima sa svakim novim implementiranim informatičkim sustavom se eksponencijalno komplicira obzirom da sustavi međusobno ne komuniciraju i djeluju kao samostalni tzv „silosi“ informacija. Svaka informacija koja ne dođe pravovaljano i ispravno do svog primatelja otvara veliku mogućnost pogreške. Takve vrste pogreške mogu se izbjeći uvođenjem PLM sustava.

Holističkim pristupom svim dostupnim informacijama koje opisuju životni ciklus jednog proizvoda PLM (Product Lifecycle Management) upravlja ne samo informacijama o pojedinom proizvodu nego i životnim ciklusom proizvoda. Prema Stark-u PLM jednog proizvoda se sastoji od pet faza:

• kreiranje ideje
• definiranje zahtjeva/dizajn proizvoda
• realizacija zahtjeva/proizvodnja proizvoda
• korištenje proizvoda
• umirovljenje proizvoda.

Životni ciklus je svakog proizvoda je kompleksan i zahtjeva sustavno praćenje. PLM radi upravo to, prati proizvod u svim njegovim fazama od ideje do realizacije i na kraju do „umirovljenja“.

PLM ima ulogu „ljepila“ tj povezivanja digitalnog inženjeringa proizvoda, digitalne proizvodnje, vođenja projekata i same egzekucije istih. Omogućavajući kvalitetnu kolaboraciju svih sudionika u procesu i samim tim omogućavajući komunikaciju unutar odjela organizacije preko komunikacije odjela s upravom, kao i vanjsku komunikaciju organizacije s dobavljačima i/ili kupcima pristup jednom izvoru informacija u relanom vremenu (tzv „Single source of truth“) postaje realnost.

Možda najvažniji benefiti uvođenja PLM prilikom kreiranja novog proizvoda su:

• Kraće vrijeme isporuke gotovog proizvoda (smanjenje greške u svim fazama razvoja)
• Povećanje kvalitete proizvoda (predhodne greške su lako upčljive, sljedljive i mogu se ispraviti)
• Smanjenje pogrešaka i samim tim škarta u proizvodnji
• Stavranje i korištenje „baze znanja“