Upravljanje s podacima javlja se kao jedan od bitnijih pokretača digitalizacije organizacija u okruženju. Kada se govori o razvojno-proizvodnim organizacijama, najveća količina informacija o jednom proizvodu (geometrija, sastavnice, verzije, revizije, …) u pravilu se nalazi u CAD datotekama (i datotekama koje direktno ili indirektno nastaju iz CAD-a). Najveći izazov je ostvariti adekvatnu komunikaciju među sudionicima u svrhu baratanja s pravovaljanim podacima. To je u početcima i bila nit vodilja kreiranja PDM (Product Data Management) sustava. Zadatak je bio informacije iz CAD datoteka inženjerskog ureda što točnije dostaviti u sve prateće odjele koji sudjeluju u životnom ciklusu jednog proizvoda (npr nabava, tehnologija, proizvodnja,…). Prvotno se zahtjev rješavao dostupnom tehnologijom – Filebase sustavom.

Sustav datoteka (Filebase system) je u osnovi način raspoređivanja datoteka na mediju za pohranu koji organizira datoteke i pomaže, po potrebi, u dohvaćanju istih. Sustavi datoteka mogu biti grupirani u direktorije. Sustavom datoteka mogu se izvoditi operacije poput upravljanja, imenovanja datoteka, davanja pravila pristupa itd. Glavni nedostatak Filebase sustava je ekstremna nesigurnost sustava (datoteke se mogu lako prebrisati, oštetiti ili zagubiti), posebno ako je potrebno omogućiti velikom broju korisnika pristup istim podacima.

Organizacije se mijenjaju i rastu, samim tim zahtjev za upravljanjem podacima je sve kompleksniji. Jedan od velikih izazova je i pitanje zajedničkog rada i kolaboracije više odjela na velikom setu međusobno povezanih podataka koji opisuju životni ciklus jednog jedinog proizvoda. Mogućnost pristupa jedinstvenoj verziji istine (eng „single version of the truth“) u isto vrijeme omogućava i kolegama u razvoju, tehnologiji, proizvodnji, kvaliteti i drugim odjelima pristup relevantnim podacima o proizvodu. Tim zahtjevom kao i mnogim drugim zahtjevima zadovoljava sustav upravljanja bazom podataka.

Sustav za upravljanje bazom podataka (Database system) u osnovi je softver koji upravlja prikupljanjem povezanih podataka i dohvatom istih. Pruža odgovarajuće sigurnosne mjere za zaštitu podataka od neovlaštenog pristupa kao i mehanizme za oporavak i izradu sigurnosnih kopija.

Neke od prednosti baze podataka naspram sustava datoteka:

• kontrola pristupa (mogućnost višestrukom pogleda na podatke)
• sigurnost (omogućena kompletnost ažuriranja, kontrola korektnosti, log datoteke, backup i recovery, …)
• jednostavnost održavanja, paralelni rad
• sprečavanje redundancije podataka
• učinkovita manipulacija podacima, …

Iz vlastitog iskustva dugogodišnjeg korisnika Filebase sustava prelazak na Database sustav tijekom rada u inženjerskom uredu prelazak nije bio jednostavan. Svaka promjena (pa i ova) je zahtijevala određen vremenski dio prilagodbe na „novo“ i „drugačije“. Iz današnje perspektive teško mi je i zamisliti da bi opet trebala razmišljati o tome gdje sam spremila datoteke, koja je zadnja verzija, da li sam nešto „pregazila“, itd. Danas o tome računa vodi Database sustav.